Sáng nào cũng vậy: khách vào, một máy không lên, một cặp tai nghe mất tiếng, game chưa cập nhật xong. Lúc đó sửa thì khách đã ngồi chờ. Bảo trì phòng net đầu ngày không cần nhiều thời gian. Chỉ cần một quy trình ngắn, ai làm cũng giống nhau.
Bài này đưa ra checklist khoảng 15 phút cho nhân viên làm trước giờ mở cửa. Cuối bài có bản rút gọn để in ra dán ở quầy.
Vì sao nên bảo trì phòng net ngay trước giờ mở cửa?
Lỗi nhỏ phát hiện sớm thì sửa nhanh. Lỗi phát hiện khi đông khách thì vừa mất khách, vừa rối ca. Kiểm tra đầu ngày giúp bạn:
- Biết máy nào hỏng trước khi khách ngồi vào.
- Giảm tình trạng nhân viên chạy loanh quanh giữa giờ cao điểm.
- Có bản ghi lỗi rõ ràng để báo thợ hoặc báo kỹ thuật.
Điều quan trọng là làm đều mỗi ngày, theo cùng một thứ tự.
Tổng quan checklist 15 phút
Bảng dưới đây là gợi ý phân bổ thời gian. Bạn có thể chỉnh theo số máy và mặt bằng quán.
| Khung thời gian | Hạng mục | Mục tiêu |
|---|---|---|
| Phút 1–4 | Máy chủ | Máy chủ chạy ổn, phần mềm quản lý sẵn sàng |
| Phút 5–7 | Mạng | Kết nối thông, không đứt |
| Phút 8–10 | Game | Game đã cập nhật, vào được |
| Phút 11–13 | Máy trạm và tai nghe | Máy lên đủ, tai nghe có tiếng |
| Phút 14–15 | Vệ sinh | Bàn, chuột, phím gọn sạch |
Thời gian trên chỉ là gợi ý để chia việc. Quán nhiều máy có thể cần thêm người, mỗi người phụ trách một khu.
Bước 1: Kiểm tra máy chủ (4 phút)
Máy chủ là trung tâm của quán. Nó có vấn đề thì cả quán có vấn đề, nên kiểm tra nó trước.
- Máy chủ đã bật và chạy bình thường. Không treo, không báo lỗi lạ trên màn hình.
- GCafe+ Server đang chạy. Nếu bạn dùng GCafe+ Billing, máy chủ chạy GCafe+ Server còn máy trạm chạy GCafe+ Client. Server không chạy thì máy trạm không tính giờ được.
- Ổ đĩa còn dung lượng. Ổ đầy dễ gây chậm hoặc lỗi khi cập nhật game.
- Nhìn nhanh nhiệt độ, tiếng quạt. Quạt kêu to bất thường là dấu hiệu cần vệ sinh hoặc kiểm tra.
Nếu quán dùng GCafeBoot cho máy trạm không ổ cứng, máy chủ càng cần ổn định. Máy trạm khởi động qua mạng từ máy chủ. Hãy thử bật một máy trạm để chắc là nó vào được hệ thống.
Nếu bạn đang tìm một phần mềm quản lý quán net gọn, GCafe có bộ giải pháp từ tính tiền, hội viên đến cập nhật game. Một số sản phẩm miễn phí, không giới hạn số máy. Xem chi tiết ở bảng giá.
Bước 2: Kiểm tra mạng (3 phút)
Mạng chập chờn là lý do khách bỏ đi nhiều nhất, và thường khó đoán trước. Việc kiểm tra đầu ngày chỉ cần vài thao tác:
- Nhìn đèn tín hiệu trên modem, router và switch. Đèn tắt hoặc nhấp nháy bất thường thì ghi lại.
- Mở một trang web và một game online bất kỳ để thử kết nối.
- Thử vài máy ở các khu khác nhau. Nếu một dãy máy cùng mất mạng, nghi ngờ switch hoặc dây của dãy đó.
- Kiểm tra dây mạng có bị kéo căng, gập hay lỏng đầu.
Nếu có lỗi mà nhân viên không tự xử lý được, hãy ghi giờ, vị trí và triệu chứng. Thông tin này giúp thợ hoặc nhà mạng xử lý nhanh hơn.
Bước 3: Kiểm tra game và cập nhật (3 phút)
Game đã cập nhật là điều khách để ý nhất sau tốc độ mạng. Khách mở game lên mà phải chờ vá thì họ sẽ khó chịu.
- Mở thử 2–3 game phổ biến nhất của quán trên một máy trạm.
- Kiểm tra GameMenu hiển thị đúng, bấm vào game có chạy.
- Xem game nào báo thiếu bản cập nhật hoặc báo lỗi, ghi lại.
Cập nhật thủ công từng máy rất tốn công. Với GCafe Update, game được cập nhật tự động. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về phần mềm cập nhật game tự động cho quán net này. Gói trả phí tính theo số máy, gói 6 tháng. Gói miễn phí và gói trả phí chỉ khác nhau ở phần cập nhật game.
Khi nâng cấp GCafe Update, hệ thống tự nâng cấp, không phải cài lại, và không quay lại bản cũ. Với GameMenu:
- GameMenu tải từ IDC sẽ tự lên bản mới.
- GameMenu cài ở ổ C: thì mở Super Image để tự cập nhật, sau đó đóng lại.
Nhân viên chỉ cần nhớ hai trường hợp này khi kiểm tra đầu ngày.
Bước 4: Máy trạm và tai nghe (3 phút)
Đi một vòng quán, không cần dừng quá lâu ở mỗi máy.
- Máy lên đủ. Bật các máy, xem máy nào không lên hình, treo logo hoặc báo lỗi. Với GCafe Client, kiểm tra máy trạm đã kết nối được với máy chủ.
- Chuột, bàn phím. Thử nhanh có nhận không, phím có kẹt không.
- Tai nghe. Đeo thử hoặc nghe thử từng cặp: có tiếng cả hai bên, mic có thu, dây không đứt, jack cắm chắc.
- Màn hình. Không sọc, không nhòe, không mất màu.
Máy hoặc tai nghe hỏng thì dán nhãn "Đang sửa" và ghi lại. Đừng để khách ngồi vào rồi mới biết.
Nếu quán dùng GCafe Portal, bạn cũng nên nhìn qua màn hình máy trạm xem banner có hiển thị đúng không. Banner trên máy trạm tối đa 5 slot và hình nền.
Bước 5: Vệ sinh nhanh (2 phút)
Vệ sinh đầu ngày không phải tổng vệ sinh. Mục tiêu là khách bước vào thấy sạch.
- Lau bàn và mặt bàn phím, chuột.
- Dọn rác, chai, vỏ gói còn sót từ ca trước.
- Sắp lại ghế, gọn dây tai nghe.
- Lau quầy và màn hình quầy.
Việc lau kỹ hơn, như thổi bụi case hoặc vệ sinh quạt, nên xếp vào lịch tuần hoặc tháng, không làm trong 15 phút này.
Bản rút gọn để in ra dán quầy
Bạn có thể sao chép bảng này, in khổ A4 và dán ở quầy. Nhân viên tích từng mục mỗi ngày.
| ✔ | Việc cần làm | Ghi chú lỗi |
|---|---|---|
| ☐ | Máy chủ bật, không treo, không báo lỗi | |
| ☐ | GCafe+ Server đang chạy | |
| ☐ | Ổ đĩa còn dung lượng | |
| ☐ | Đèn modem, router, switch bình thường | |
| ☐ | Thử mạng ở nhiều khu máy | |
| ☐ | Mở thử 2–3 game phổ biến | |
| ☐ | GameMenu hiển thị đúng, game đã cập nhật | |
| ☐ | Máy trạm lên đủ, GCafe+ Client kết nối | |
| ☐ | Chuột, phím, màn hình ổn | |
| ☐ | Tai nghe có tiếng, mic thu được | |
| ☐ | Lau bàn, dọn rác, xếp ghế | |
| ☐ | Dán nhãn "Đang sửa" cho máy lỗi |
Đầu bảng nên ghi ngày, tên nhân viên và giờ kiểm tra xong. Cuối ca, chủ quán xem tờ này là biết hôm nay có gì bất thường.
Mẹo để checklist không bị bỏ giữa chừng
- Chia việc theo người. Quán có 2 nhân viên thì một người lo máy chủ và mạng, một người lo máy trạm và vệ sinh.
- Làm đúng thứ tự. Máy chủ trước, mạng sau, rồi mới đến game và máy trạm. Máy chủ lỗi thì các bước sau không có ý nghĩa.
- Ghi lỗi ngay. Đừng nhớ trong đầu. Ghi vào cột ghi chú.
- Xem lại cuối tuần. Máy hoặc tai nghe nào hay hỏng thì cân nhắc thay thế.
- Dùng công cụ để bớt việc tay. Cập nhật game tự động, tính tiền và quản lý hội viên đều có thể làm bằng phần mềm. Xem thêm phần mềm tính tiền quán net của GCafe.
Muốn xây thêm quy trình khác cho quán, bạn có thể đọc máy trạm không ổ cứng có tốt không hoặc cách tạo combo đêm quán net.
Cần tư vấn cho quán của bạn?
Mỗi quán có số máy, mặt bằng và cách vận hành khác nhau. Nếu bạn muốn rút gọn thêm thời gian bảo trì, hãy gọi tổng đài 1900 1232. Bạn cũng có thể để lại số điện thoại ở trang bảng giá, đội ngũ GCafe sẽ liên hệ lại.